E-Mail-Archivierung
Die Frist ist abgelaufen
Nun gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr.
Wer muss archivieren?
Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.
Wie muss archiviert werden?
Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.
Digitales Archiv
In einem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.
Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.
Eine Vorlagenerkennung ermittelt die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.
Der Zugriff auf das Archiv sollte plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich sein. Eine eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software sollte gesetzes- und revisionskonform arbeiten und ein professionelles Backup-System beinhalten.
